Pełna rachunkowość dla przedsiębiorców przyzwyczajonych do ewidencji zdarzeń gospodarczych tylko w książce przychodów i rozchodów jest zbiorem niezrozumiałych obowiązków i dodatkowych czynności. Trudno wytłumaczyć takim osobom, że od teraz księgowość jest nastawiona nie tylko na prawidłowe rozliczenia z urzędem skarbowym, ale przede wszystkim ma odzwierciedlać majątek i źródła jego finansowania oraz pokazywać tworzenie wyniku finansowego na poszczególnych obszarach jej działalności. Taka rewolucja w postrzeganiu celu ewidencji księgowej nie przychodzi zwykle prosto, a konieczność opracowania planu kont, tworzenie polityki rachunkowości, złożone obowiązki sprawozdawcze, spędzają sen z powiek przedsiębiorcy.
Nowy rok podatkowy – dla wielu osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz spółek osób fizycznych, oznacza konieczność lub dobrowolną chęć zmiany ewidencji księgowej.
Jak wynika z przepisów art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości:
- osoby fizyczne,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
- spółki jawne osób fizycznych,
- spółki partnerskie,
- przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej,
są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych od 1 stycznia 2019 r., jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za 2018 r. wyniosą co najmniej równowartość w walucie polskiej 2.000.000 euro.
Powyższy limit przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. Średni kurs euro ogłoszony przez NBP na 1 października 2018 r. wynosił 4,2795 zł/euro, czyli limit przychodów za 2018 r., decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2019 r. wynosi: 2.000.000 euro × 4,2795 zł/euro = 8.559.000 zł.
Przepisy ustawy o PDOF (art. 24a ust. 4) wskazują również na obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych przez ww. podmioty, jeżeli ich przychody, w rozumieniu art. 14 ustawy, za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości, czyli równowartość 2.000.000 euro.
Zanim jednostka, dotychczas prowadząca podatkową księgę przychodów i rozchodów, otworzy na 1 stycznia 2019 r. księgi rachunkowe, musi dokonać zamknięcia księgi podatkowej na koniec roku podatkowego w myśl przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, czyli:
- dokonać rocznego podsumowania kolumn w księdze podatkowej,
- sporządzić i wpisać do księgi spis z natury towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów.
Otwarcie ksiąg rachunkowych prowadzonych od dnia 1 stycznia 2019 r. powinno nastąpić nie późnej niż do 15 stycznia 2019 r. Wynika to z przepisów art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, w którym stwierdzono, że księgi rachunkowe otwiera się m.in. na początek każdego następnego roku obrotowego, w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tego zdarzenia.
Jednak zanim nastąpi otwarcie ksiąg rachunkowych, jednostki prowadzące do tej pory podatkową księgę przychodów i rozchodów, muszą przygotować inwentarz, czyli wykaz składników aktywów i pasywów potwierdzony ich inwentaryzacją. Taką inwentaryzację przeprowadza się zgodnie z rozdziałem 3 ustawy o rachunkowości i dotyczy ona głównie towarów, materiałów, wyrobów gotowych, półproduktów, gotówki w kasie, środków zgromadzonych na rachunkach bankowych czy środków trwałych.
Jednym słowem wszystko co jest możliwe inwentaryzujemy w drodze spisu z natury, należności inwentaryzujemy w drodze potwierdzenia sald a resztę aktywów i pasywów jak np. zobowiązania inwentaryzujemy w drodze weryfikacji.
Składniki aktywów i pasywów wykazane w inwentarzu wycenia się według zasad określonych w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości – wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego:
- środki trwałe i wartości niematerialne i prawne – wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości,
- środki trwałe w budowie – wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem,
- rzeczowe składniki aktywów obrotowych (takie jak towary, materiały, produkty) – wycenia się według cen nabycia (towary, materiały) lub kosztów wytworzenia (wyroby gotowe, produkcja w toku, półprodukty), nie wyższych od ich cen sprzedaży netto na dzień bilansowy,
- należności i zobowiązania – wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty.
Otwarcie ksiąg rachunkowych polega na wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych, najczęściej na podstawie dowodu PK, na konkretne konta księgowe wartości początkowych – bilansu otwarcia (BO) – poszczególnych składników aktywów i pasywów zawartych w sporządzonym inwentarzu.
Jednostki w trakcie otwarcia ksiąg rachunkowych powinny wykazać również kapitał danej jednostki. W przypadku spółki jawnej, spółki partnerskiej czy spółki cywilnej osób fizycznych, kapitał tych spółek nie podlega rejestracji a wartość kapitału podstawowego powinna wynikać z umowy spółki. W przypadku przedsiębiorstwa osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą kapitał właściciela ustala się jako różnicę sumy aktywów nad sumą zobowiązań wynikającą z inwentarza.
Autor: biegły rewident – trener rachunkowości SYNTEZA
e-mail: trenerzy@synteza.pl
