Polityka rachunkowości to najważniejszy dokument wewnętrzny jednostki, wymagany przez przepisy Ustawy o rachunkowości. Pomimo wieloletniego wymogu sporządzania polityki, nadal są jednostki, które albo jej w ogóle nie mają, albo polityka rachunkowości zawiera zakładowy plan kont i nic nie znaczące kilka zdań skopiowane z przepisów ustawy. A przecież tu nie tylko chodzi o wymogi prawne, dobrze sporządzona polityka to „najlepszy drogowskaz” działu księgowości, który wie czego oczekuje od niego firma. Ustawa o rachunkowości określa zasady prowadzenia ksiąg oraz zasady sporządzania sprawozdań finansowych bardzo różnych jednostek pod względem charakteru czy rozmiaru działalności. Ustawodawca nie mógł przewidzieć tak wielu różnych sytuacji, dlatego dał jednostkom prawo wyboru i możliwość zastosowania różnych uproszczeń. To prawo należy realizować poprzez zapisanie określonych rozwiązań w polityce rachunkowości i konsekwentne stosowanie ich w praktyce.
Dlaczego więc tak dużo firm ma „po macoszemu” napisaną politykę rachunkowości albo nie posiada jej w ogóle? Oczywiście powodów jest wiele, ale najważniejszym z nich jest brak świadomości, jak duży pozytywny wpływ na naszą jednostkę może mieć ten dokument. Poza tym, żeby dobrze napisać politykę rachunkowości trzeba posiadać dużą wiedzę w zakresie Ustawy o rachunkowości a także poświęcić wystarczająco dużo czasu na potrzebne analizy i przemyślenia. Należy również mieć na uwadze, że polityka rachunkowości to „dokument żyjący” i rozwijający się razem z jednostką. Każda firma zmienia się w czasie, dokonuje różnych wyborów, rozpoczyna i kończy określone zakresy działalności. Razem z firmą musi się zmieniać polityka rachunkowości, pokazywać jej wybory tu i teraz, odpowiadać na aktualne pomysły, rozwiązania i potrzeby
Dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, czyli polityka rachunkowości powinna zawierać zgodnie z przepisami ustawy rozwiązania dotyczące w szczególności:
1. kreślenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2. metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
- zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
- wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury , wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
4. systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Wszystkie jednostki mogą zastosować uproszczenia w rachunkowości w zakresie:
- ustalania granicy wartości początkowej (ceny nabycia lub kosztu wytworzenia) środków trwałych bądź wartości niematerialnych i prawnych, poniżej której jednostka dokonuje jednorazowego odpisu umorzeniowego/amortyzacyjnego,
- wyceny materiałów i towarów w cenie zakupu, zamiast w cenie nabycia oraz wyceny produkcji w toku (o przewidywanym czasie wykonania krótszym niż 3 miesiące) w wysokości bezpośrednich kosztów wytworzenia lub tylko materiałów bezpośrednich bądź niewycenianie jej w ogóle,
- nierozliczania przychodów i kosztów z tytułu wykonywanych długoterminowych niezakończonych usług, zgodnie z przepisami art. 34a i art. 34b ustawy o rachunkowości, jeżeli udział przychodów z niezakończonych usług na dzień bilansowy nie jest istotny w całości przychodów operacyjnych okresu sprawozdawczego,
- odpisywania wartości aktywów obrotowych bezpośrednio w koszty w momencie ich nabycia lub wytworzenia.
Jednostki mikro i jednostki małe mogą zastosować uproszczenia w zakresie:
- klasyfikowania umów leasingu według kryteriów określonych przepisami prawa podatkowego, zamiast przepisami art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości,
- uwzględniania kosztów stałych przy obliczaniu kosztu wytworzenia produktu, niezależnie od poziomu wykorzystania zdolności produkcyjnych ( z uwzględnieniem, że ustalony w ten sposób koszt wytworzenia nie może być wyższy od możliwej do uzyskania ceny sprzedaży netto),
- stosowania do wyceny instrumentów finansowych przepisów ustawy o rachunkowości, zamiast przepisów rozporządzenia o instrumentach finansowych (uproszczenie to nie dotyczy jednostek mikro, bowiem nie wyceniają one aktywów i pasywów według wartości godziwej i skorygowanej ceny nabycia – art. 28a ustawy o rachunkowości),
- odstąpienia od ustalania aktywów i rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego.
W polityce rachunkowości powinny zostać ujęte jedynie informacje w zakresie, w jakim ustawa o rachunkowości daje jednostkom prawo wyboru lub w jakim dopuszcza zastosowanie uproszczenia. Nie ma sensu opisywać zasad wynikających wprost z przepisów ustawy o rachunkowości.
W przypadku braku odpowiednich rozwiązań w przepisach ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki – ustalając przyjęte zasady/politykę rachunkowości może korzystać również z tzw. KRS czyli Krajowych Standardów Rachunkowości wydanych przez Komitet Standardów Rachunkowości, a w przypadku ich braku z tzw. MSR czyli Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.
Przyjęte w polityce rachunkowości rozwiązania powinny uwzględniać przede wszystkim potrzeby jednostki w zakresie bieżącej analizy i oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz umożliwiać sprawowanie skutecznej kontroli dokonywanych operacji gospodarczych i finansowych w związku z prowadzoną przez jednostkę działalnością statutową. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości powinna stanowić dla służb finansowo-księgowych „lekturę obowiązującą”. Dobrze napisana polityka rachunkowości pozwala bowiem nowo zatrudnionym pracownikom szybko zapoznać się ze specyfiką przyjętych w danej firmie rozwiązań.
Autor: biegły rewident – trener rachunkowości SYNTEZA
e-mail: trenerzy@synteza.pl
