Bilans w małych i średnich jednostkach spędza sen z oczu samodzielnym i głównym księgowym i jest postrzegany jako “zło konieczne”. A przecież sprawozdanie finansowe to “świadectwo” z działania firmy w ciągu danego roku, jej wynik finansowy, stan jej majątku i źródeł jego finansowania. Na bilans powinno się czekać z niecierpliwością jak na kolejne “urodziny” danej jednostki, pokroić “tort”, dać zdmuchnąć “świeczki” Zarządowi, poczekać na “życzenia” od wspólników, a “imprezę” powinni z radością zorganizować pracownicy działów finansowo-księgowych. Dlaczego jest inaczej, dlaczego to uciążliwy i przykry obowiązek postrzegany jako “kara” za wybór zawodu księgowego?
Przyczyn jest dużo, ale główna z nich to brak praktycznej wiedzy. Prace bilansowe można sobie rozłożyć w czasie, dostosować zakresem do specyfiki danej firmy, a wszystko może odbywać się fachowo, płynnie i bez zbędnych formalności oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami. To oczywiście jest możliwe, niemniej potrzebna jest wiedza, zaangażowanie i zdrowy rozsądek księgowego. Od czegoś trzeba zacząć. Najlepiej uzmysłowić sobie co oznaczają prace bilansowe i jak je zorganizować.
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości na prace bilansowe poprzedzające sporządzenie sprawozdania finansowego składa się:
- sprawdzenie kompletności księgowań wszystkich dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia i operacje gospodarcze dotyczące danego roku obrotowego oraz ich poprawności – wynika to z faktu, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym,
- sprawdzenie realności danych figurujących w księgach rachunkowych poprzez porównanie stanów wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym ustalonym w wyniku inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze spisu z natury, potwierdzenia sald oraz weryfikacji – a następnie wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych ewentualnych różnic między stanem księgowym a stanem rzeczywistym,
- przeprowadzenie wyceny bilansowej aktywów i pasywów – poprzez dostosowanie bieżącej wyceny wynikającej z ksiąg rachunkowych do wymagań wyceny na dzień bilansowy określonej w przepisach ustawy o rachunkowości,
- zapewnienie współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów – pod datą ostatniego dnia roku obrotowego jednostka powinna wprowadzić do ksiąg rachunkowych faktury i rachunki otrzymane po dniu bilansowym, zwiększające koszty i straty lub zobowiązania roku, za który sprawozdanie jest sporządzane.
Inwentaryzacja stanowi ogół czynności, których celem jest:
- ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki (od tego jest uzależniona prawidłowość sprawozdania finansowego oraz wyniku finansowego),
- ocena zgodności stanów rzeczywistych uzyskanych podczas inwentaryzacji ze stanem wykazanym w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic między nimi (wykazanie niedoborów, szkód, nadwyżek),
- wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie (w tym również rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone składniki majątkowe),
- ocena przydatności gospodarczej składników aktywów,
- przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem jednostki.
Wyceny aktywów i pasywów na dzień bilansowy dokonuje się w sposób określony w art. 28 ust. 1 pkt ustawy o rachunkowości, przykładowo:
- środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne – wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, albo wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych) zmniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także odpisy z tytułu trwałej utraty wartości,
- rzeczowe składniki aktywów obrotowych – wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy,
- zobowiązania – wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty (wyjątek zobowiązania finansowe),
- kapitały (fundusze) własne – wycenia się (z wyjątkiem udziałów i akcji własnych oraz pozostałe aktywa i pasywa) w wartości nominalnej.
Konsekwencją stosowania zasady współmierności czasowej jest dokonywanie przez jednostkę:
- czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości),
- biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości),
- rozliczeń międzyokresowych przychodów (art. 41 ustawy o rachunkowości).
Dalsze prace bilansowe polegają na:
- dokonaniu wyboru biegłego rewidenta i podpisanie umowy o badanie sprawozdania finansowego (w jednostkach, które są zobowiązane do poddania badaniu swojego rocznego sprawozdania finansowego lub zamierzają zbadać swoje sprawozdanie finansowe dobrowolnie),
- sporządzeniu sprawozdania finansowego (według właściwego załącznika do ustawy),
- zatwierdzeniu sprawozdania finansowego (przez walne zgromadzenie lub właścicieli jednostki),
- złożeniu sprawozdania finansowego (dotyczy jednostek zarejestrowanych w KRS i pozostałych),
- przechowywaniu sprawozdania finansowego (oraz innych dokumentów księgowych).
Zakres informacji wykazywanych w sprawozdaniach finansowych określają załączniki do ustawy:
- załącznik nr 1 – dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji,
- załącznik nr 4 – dla jednostek mikro,
- załącznik nr 5 – dla jednostek małych.
Sprawozdanie finansowe prawie wszystkich jednostek składają się co najmniej z:
- bilansu,
- rachunku zysków i strat,
- informacji dodatkowej.
Prace bilansowe i sprawozdanie finansowe to “nie taki diabeł straszny jak go malują”. Jeżeli mamy “grzechy” w księgach rachunkowych, to można je “odpokutować” w trakcie prac bilansowych, czyli uzgodnić z specjalistą z zakresu rachunkowości lub z biegłym rewidentem oraz z Zarządem firmy, a potem skorygować zapisy i na podstawie rzetelnych ksiąg rachunkowych sporządzić prawidłowe sprawozdanie finansowe.
Autor: biegły rewident – trener rachunkowości SYNTEZA
e-mail: trenerzy@synteza.pl
