Kiedy w rachunkowości spółek handlowych dzieje się coś złego, często główny księgowy „zwala winę” na Zarząd, zaś Zarząd „wini” głównego księgowego. Dzieje się tak głównie za sprawą niezrozumienia specyfiki pełnej rachunkowości przez osoby reprezentujące spółkę, „pochopnego” przejmowania odpowiedzialności za księgi rachunkowe przez księgowego i nieznajomości przepisów ustawy o rachunkowości przez obie strony.
W sensie ogólnym odpowiedzialność za rachunkowość jednostki ponosi kierownik tej jednostki. Jednocześnie odpowiedzialność i obowiązki w zakresie rachunkowości, poza odpowiedzialnością za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury, może zostać przeniesiona na inną osobę za jej pisemną zgodą. Nie zwalnia to jednak kierownika jednostki z odpowiedzialności za rachunkowość z tytułu pełnienia nadzoru.
Z przepisów ustawy o rachunkowości wynika, że kierownik jednostki (zarząd), ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy (usługowe prowadzenie ksiąg), za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, to odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. Należy pamiętać, że w przypadku powierzenia określonych obowiązków w zakresie rachunkowości innej osobie, przykładowo głównemu księgowemu na piśmie, nie zwalnia to kierownika jednostki z odpowiedzialności za nadzór nad rachunkowością w danej jednostce. Jeżeli księgowy zatrudniony na podstawie umowy o pracę przejął odpowiedzialność za rachunkowość, to w razie uchybienia przepisom ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność ponosi główny księgowy oraz kierownik tej jednostki razem z nim.
Zgodnie z art. 77 ustawy o rachunkowości, grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie, podlega ten, kto wbrew przepisom tej ustawy dopuszcza do:
- nieprowadzenia ksiąg rachunkowych,
- prowadzenia ksiąg rachunkowych wbrew przepisom tej ustawy,
- podawania w księgach rachunkowych nierzetelnych danych,
- niesporządzenia sprawozdania finansowego,
- sporządzenia sprawozdania finansowego niezgodnie z przepisami tej ustawy,
- zawarcia w sprawozdaniu finansowym nierzetelnych danych.
Zgodnie z art. 79 ustawy o rachunkowości, grzywnie albo karze ograniczenia wolności podlega ten, kto wbrew przepisom tej ustawy m.in.:
- nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
- nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,
- nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
- nie składa sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym,
- nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom.
Jeśli główny księgowy nie przejął na piśmie obowiązków w zakresie rachunkowości, to nie będzie ponosić wprost odpowiedzialności za ewentualne błędy na mocy przepisów ustawy o rachunkowości. Pracodawca (zarząd) ma jednak możliwość dochodzenia swoich roszczeń na podstawie przepisów Kodeksu pracy. Zgodnie z nim każdy pracownik, w tym również główny księgowy, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną.
Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Oczywiście kierownik jednostki (zarząd) nie musi sporządzać sprawozdania finansowego osobiście.
Sprawozdanie finansowe podpisują:
- osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.
Podpisanie sprawozdania finansowego oznacza, że sprawozdanie jest kompletne i przedstawia prawdziwy oraz rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Podpisanie sprawozdania oznacza także przyjęcie odpowiedzialności za rzetelność danych liczbowych i słownych ujętych w tym sprawozdaniu, a także ich zgodność z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości.
Należy pamiętać, że główny księgowy zatrudniony na podstawie umowy o pracę – niezależnie od tego, czy przejął na piśmie obowiązki w zakresie rachunkowości, czy też nie – podlega odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną pracodawcy na zasadach określonych w Kodeksie Pracy. Oprócz tego może również zostać pociągnięty do odpowiedzialności na podstawie Kodeksu karnego skarbowego oraz Kodeksu karnego.
Na podstawie ustawy Kodeks karny skarbowy za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Z przepisów wynika, że odpowiedzialność karną może ponosić więc każda osoba fizyczna, w tym również główny księgowy zajmujący się prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Jeżeli więc główny księgowy wbrew wymaganiom ustawy nie prowadzi ksiąg rachunkowych lub prowadzi takie księgi nierzetelnie, to podlega karze grzywny do tzw. 240 stawek dziennych. Natomiast jeżeli główny księgowy prowadzi księgi wadliwie, to podlega karze grzywny za tzw. wykroczenie skarbowe. Główny księgowy może zostać również pociągnięty do odpowiedzialności karnej na podstawie przepisów ustawy Kodeks karny. Według jego przepisów, kto wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
Autor: biegły rewident – trener rachunkowości SYNTEZA
e-mail: trenerzy@synteza.pl
