Inwentaryzacja, często niedoceniana w jednostkach – jest najważniejszą czynnością z prac bilansowych. Tylko w przypadku gdy firma ma potwierdzenie, że „na pewno” posiada swój majątek, a źródła finansowania tego majątku są ustalone w prawidłowej wysokości, może sporządzić prawidłowe sprawozdanie finansowe. Niestety inwentaryzacja kojarzy się pracownikom jako „bezsensowny” i uciążliwy obowiązek wykonywany dla „świętego spokoju”. Oczywiście, że można takie nastawienie zmienić, ale świadomość ważności prac inwentaryzacyjnych musi być powszechny, czyli obejmować zarówno Zarząd, głównego księgowego, pracowników magazynu oraz wszystkich osób mających do czynienia z szeroko pojętymi aktywami jednostki.
Inwentaryzację wykonujemy w jednostce trzema metodami:
- spisu z natury,
- potwierdzenia salda,
- weryfikacji.
Spis z natury – to podstawowa metoda inwentaryzacji polegająca na liczeniu i pomiarach składników majątku.
Celem inwentaryzacji drogą spisu z natury jest conajmniej:
- ustalenie rzeczywistego stanu składników,
- ocena zgodności rzeczywistych stanów ze stanami wykazanymi w ewidencji księgowej,
- wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie,
- rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie za majątek,
- ocena stanu jakościowego i gospodarczego składników,
- wzmocnienie kontroli wewnętrznej majątku jednostki.
Podstawowym terminem spisu z natury zapasów jest ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednak z wyłączeniem zapasów, nieobjętych bieżącą ewidencją księgową, czynności spisowe mogą następować w terminie mieszczącym się w dopuszczalnym ustawowo przedziale czasu, tj. na 3 miesiące przed i 15 dni po ostatnim dniu roku obrotowego. Ponadto w niektórych przypadkach wystarczy inwentaryzacja raz w roku, raz na dwa lata lub raz w ciągu czterech lat.
Spis z natury może być więc dokonany w drodze inwentaryzacji:
- okresowej, w toku której następuje ustalenie na wyznaczony dzień drogą spisu z natury rzeczywistego stanu ogółu lub określonej części majątku np. zapasów,
- ciągłej, w toku której czynności spisowe są wykonywane systematycznie według ustalonego planu.
Ponieważ ustawa o rachunkowości nie zawiera szczegółowych regulacji, co do organizacji i sposobu przeprowadzenia spisu z natury, w odniesieniu do spisu z natury zapasów rzeczowych składników majątku obrotowego może być bardzo pomocne stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, dalej zwane stanowiskiem w sprawie inwentaryzacji zapasów. Z kolei w kwestii inwentaryzacji środków trwałych wypowiada się Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 “Środki trwałe” (KSR nr 11).
Potwierdzenie sald – ma zastosowanie do:
- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
- udzielonych pożyczek,
- należności z tytułu dostaw i usług oraz innych należności z wyłączeniem należności spornych i wątpliwych, należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności z tytułów publicznoprawnych,
- własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.
W odniesieniu do należności, obowiązek uzgodnienia stanu salda spoczywa na wierzycielu. Najczęściej wysyła on do swoich dłużników standardowy druk nazywany “Potwierdzenie salda” i oczekuje na potwierdzenie wykazanych w nim sald. Należy pamiętać, że w przepisach nie ma ustalonego wzoru druku “Potwierdzenie salda” a sam dokument może wyglądać bardzo różnie. Potwierdzeniem sald mogą być również zwykłe wyciągi z kont wraz z ich potwierdzeniem przez kontrahenta.
Decyzję w sprawie dokumentowania inwentaryzacji przeprowadzanej drogą potwierdzenia sald powinien podjąć kierownik jednostki, zaś jego ustalenia powinna zawierać polityka rachunkowości firmy.
Weryfikacja – polega na porównaniu stanów wynikających z ksiąg rachunkowych dotyczących poszczególnych składników aktywów i pasywów z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów źródłowych stanowiących podstawę ich zapisu w księgach. W przypadku weryfikacji jedynym możliwym terminem jej przeprowadzenia jest ostatni dzień roku obrotowego.
Tą drogą przeprowadza się inwentaryzację:
- należności spornych i wątpliwych,
- należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
- należności z tytułów publicznoprawnych,
- gruntów, a także prawa wieczystego użytkowania gruntów oraz spółdzielczego prawa do lokali mieszkaniowych i użytkowych,
- środków trwałych trudno dostępnych,
- środków trwałych w budowie,
- środków trwałych znajdujących się poza jednostką, (w przypadku kiedy jednostka, w której się aktualnie znajdują, nie potwierdza ich stanu ustalonego drogą spisu z natury),
- innych składników aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.
Jeżeli jednostka przeprowadza spis z natury środków trwałych raz w ciągu 4 lat, to w latach, w których tego spisu nie przeprowadza, powinna przeprowadzić weryfikację, czyli porównać dane z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Identycznie jednostka powinna postąpić w stosunku do rzeczowych składników majątku obrotowego inwentaryzowanych raz w ciągu 2 lat.
Autor: biegły rewident – trener rachunkowości SYNTEZA
e-mail: trenerzy@synteza.pl
