Profesjonalny sekretariat

Kod: 4815

Cele:

• Przyswojenie niezbędnej wiedzy i doskonalenie umiejętności w zakresie prowadzenia sekretariatu i obsługi klientów oraz pracowników firmy.
  
• Opanowanie zasad korespondencji biurowej i czynności kancelaryjnych oraz zwrócenie uwagi na wymianę informacji drogą e-mailową.
  
• Poznanie narzędzi służących organizacji pracy w sekretariacie i skupienie się na czynnikach wpływających na harmonijną współpracę z szefem.
  
• Omówienie znaczenia sekretariatu w tworzeniu wizerunku oraz zasad kreowania siebie, jako “wizytówki” firmy/ instytucji.
  
• Rozwijanie umiejętności interpersonalnych, z uwzględnieniem radzenia sobie w kłopotliwych sytuacjach występujących w pracy sekretarki/ asystentki.
  
• Zapoznanie z technikami szybkiego zapamiętywania i uczenia się, które zwiększają własną efektywność zawodową i zaadaptowanie metod do własnych potrzeb.
  
• Trening asertywności – ćwiczenie zachowań wykorzystywanych podczas kontaktu telefonicznego lub bezpośredniego z klientem bądź pracownikiem firmy.
  
• Poznanie praktycznych sposobów zarządzania stresem i opanowania tremy.
  
• Pogłębienie wiedzy z zakresu prawa pracy w tym: prowadzenie akt osobowych pracowników i ochrona informacji niejawnej.

Odbiorcy:

• Osoby zajmujące stanowiska związane z prowadzeniem sekretariatu (biura)
  
• Osoby zainteresowane kreowaniem wizerunku firmy/instytucji
  
• Pracownicy recepcji

1. Sekretariat – „serce” firmy/ instytucji: * Miejsce sekretariatu w strukturze przedsiębiorstwa * Sekret – sekretarka, czyli rola i zadania zaufanej osoby w życiu organizacji * Kluczowe kompetencje sekretarki/ asystentki * Zarządzanie informacją i zasady jej prawidłowego obiegu.

2. Instrukcja kancelaryjna: * Systemy kancelaryjne * Podział i metody pracy * Właściwy obieg dokumentów * Rejestracja spraw i ich rozpatrywanie * Porządkowanie i przechowywanie dokumentów *  Archiwizacja [szafy, teczki, komputer].

3. Struktura korespondencji biurowej: * Co? Do kogo? Jak? – zasady redagowania pism * Rodzaje i formy pism * Pisma firmowe i ich części składowe * Pisma sugestywne nastawione na odpowiednią reakcję odbiorcy * Przedmiot sprawy i treść pisma * Korespondencja elektroniczna * Unikanie błędów, jako świadectwo profesjonalizmu.

4. Perfekcyjna organizacja pracy sekretariatu: * „Prawa ręka szefa”, czyli kanony dobrej współpracy * Zarządzanie sobą w czasie i ustalanie priorytetów * Wyposażenie, które ułatwia pracę w biurze * Zastępstwo – wybór osoby i przygotowanie sekretariatu.

5. Budowanie profesjonalnego wizerunku firmy, biura i sekretarki/ asystentki: *  Świadomość pełnionej roli zawodowej * Strój, makijaż i harmonia barw * Uścisk dłoni, wizytówka i zasady konwersacji, czyli biurowy savoir-vivre * „Wpadka” i sztuka wybrnięcia z kłopotliwej sytuacji.

 

6. Talenty interpersonalne: * Modelowa komunikacja w pracy sekretarki/ asystentki * Mowa bez słów, czyli o czym świadczą gesty * Bariery komunikacyjne i sposoby ich przezwyciężania * Sztuka budowania korzystnych relacji * Umiejętność obserwacji  i refleksji * Asertywna komunikacja z otoczeniem.

 

7. Wielozadaniowość sekretarki/ asystentki i techniki podnoszenia wydajności: * Co zrobić, aby lepiej zapamiętywać? * Metody szybkiego uczenia się * Przełamywanie barier umysłowych  *  Mapy Myśli [Mind Mapping]kontra tradycyjne notatki *  Słowa – klucze.

 

8. Kontakt telefoniczny: * Standardy prowadzenia rozmów telefonicznych * Udzielanie informacji * Kierowanie rozmówców do właściwych pracowników firmy * „Małe kłamstwa”, czyli sposoby radzenia sobie z trudnym klientem * Kontrolowanie przebiegu rozmowy i panowanie nad emocjami.

 

9. Wizyta gości w sekretariacie: * Obsługa potencjalnego klienta * Przyjmowanie kluczowego kontrahenta * Narady z pracownikami * Niezapowiedziane wizyty i strategie postępowania * Nietypowe zachowanie gościa [płacz, krzyk, groźby itp.] i właściwa postawa sekretarki/ asystentki.

 

10. Nowoczesna sekretarka/ asystentka: * PowerPoint w biurze * Organizowanie spotkań biznesowych * Szkolenie – wybór i przygotowanie miejsca * Konsekwentne prowadzenie terminarza * Podróże służbowe * Umiejętne oddzielanie sfery prywatnej i zawodowej.

 

11. Zarządzanie stresem: * Świadomość własnych reakcji na stres i tremę * Poziom stresu i jego wpływ na człowieka * Budowanie odporności psychicznej * Udzielanie i przyjmowanie wsparcia * Relaksacja i dystansowanie się od negatywnych emocji.

 

12. Prawo – elementy niezbędne w pracy sekretarki/ asystentki: * Akta osobowe pracowników * Czas pracy wg obowiązujących przepisów * Zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę *  Ochrona danych osobowych * Informacja niejawna.

Zajęcia prowadzone są metodami aktywizującymi Uczestniczki: wykład dostarcza cennej wiedzy, natomiast część praktyczna rozwija umiejętności związane z pracą wykonywaną w sekretariacie.  W ramach warsztatu Uczestniczki wezmą udział w symulacjach sytuacji zawodowych, prezentacjach, zadaniach w podgrupach, analizie przypadków, dyskusji, wymianie poglądów i doświadczeń.
Mini-wykłady są wprowadzeniem do ćwiczeń oraz dyskusji. Uwaga Uczestniczek skupiona jest wokół sytuacji zawodowych o różnym stopniu trudności, które wymagają niejednokrotnie opanowania emocji i szybkiego znalezienia rozwiązania.
Dzięki ćwiczeniom Uczestniczki będą miały możliwość opracowania strategii działania w omawianych przypadkach i znalezienia odpowiedzi na własne pytania. Istotnym elementem pracy warsztatowej są podsumowania poszczególnych bloków i ćwiczeń oraz wyciągnięcie praktycznych wniosków.

• Praktyk – asystentka prezesa zarządu w spółce prawa handlowego z 8-letnim doświadczeniem; specjalista PR, tłumacz. Prowadzi biuro zarządu; organizuje: posiedzenia zarządu oraz Rady Nadzorczej, spotkania z władzami miast jak i klientami; zajmuje się obsługą delegacji zagranicznych oraz podróży zarządu; przygotowuje prezentacje multimedialne na konferencje i spotkania biznesowe; opracowuje raporty, sprawozdania, tłumaczenia; odpowiada za kontakty z mediami oraz kreowanie pozytywnego wizerunku firmy; sprawuje nadzór nad komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną firmy. [Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego; dyplom na Uniwersytecie w Bordeaux ze studiów języka francuskiego drugiego stopnia (D.E.L.F)].
  
• Specjalistka zarządzania trenerka rozwijająca umiejętności uczestniczek z zakresu zarządzania czasem, komunikacji, obsługi klienta (w tym telefonicznej) i zarządzania stresem.
  
• Prawnik z doświadczeniem, specjalista w zakresie prawa pracy i prawa konsumenckiego. Konsultant biznesowy i członek zespołu trenerskiego SYNTEZA [Szkolenia-Konsulting]; przedstawiciel działu prawnego w zachodniej sieci dyskontowej.

• materiały szkoleniowe
  
• przerwy kawowe
  
• konsultacje indywidualne
  
• możliwość kontaktu z prowadzącymi (zadawania pytań) również po zajęciach (e-mail)
  
• imienne certyfikaty potwierdzające uczestnictwo w szkoleniu
  
• obiad w restauracji hotelowej

Płatność za szkolenie -14 dni po zajęciach [bez potrzeby dokonywania przedpłaty]
Informacje i rezerwacja miejsc: 32 2816231 – zapraszamy
UWAGA: Koszt szkolenia nie obejmuje noclegu.
Rezerwacji noclegów Uczestnicy dokonują we własnym zakresie.
Oczywiście nasi konsultanci chętnie służyć będą Państwu radą i pomocą również w tej kwestii (kontakt: 32 281 62 31)

Zainteresowanym firmom i instytucjom, proponujemy realizację tego szkolenia w wersji “zamkniętej”:

• Koszt przeprowadzenia zajęć dla grupy wynosi od 2.300 zł [netto] za 1 dzień.
  
• Jak łatwo obliczyć, już w przypadku uczestnictwa 5 osób, szkolenie dedykowane jest bardzo atrakcyjne pod względem cenowym.
  
• Nasz trener przyjeżdża do Państwa – nie ma więc potrzeby ponoszenia kosztów związanych z wyjazdem pracowników na szkolenie.
  
• Więcej informacji: prosimy o kontakt 32 2816231 lub szkolenia@synteza.pl

Usługi szkoleniowe stosownie do aktualnie obowiązujących przepisów, objęte są podstawową stawką podatku VAT zgodnie z ustawą z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54 z 2004 roku, poz. 535 z późniejszymi zmianami).
Jeśli Zgłaszający / Zamawiający złoży pisemne oświadczenie, że przedmiot umowy ma charakter usługi kształcenia zawodowego /przekwalifikowania zawodowego i jest finansowany ze środków publicznych:

• w całości zgodnie z treścią art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późniejszymi zmianami)
  

lub

• w co najmniej 70% zgodnie z treścią § 13 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2011 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 73, poz. 392),
  

wówczas usługa podlega zwolnieniu z VAT [netto=brutto]
Wzór oświadczenia do pobrania ==>> w formacie PDF

Zajęcia odbędą się w dniach: termin kolejnej edycji zajęć nie jest jeszcze ustalony
Miejsce: Katowice, ul. Jordana 18 (Wydział Teologii Uniwersytetu Śląskiego)

Koszt uczestnictwa 1 osoby: 975,20 zł (netto)
Zgłoszenia dokonać można poprzez wypełnienie  formularza zgłoszeniowego “on-line”.