Cele i odbiorcy szkolenia
Kod: KP-0917
Celem nadrzędnym szkolenia jest podniesienie umiejętności Uczestników w zakresie redagowania różnych typów wypowiedzi pisemnych, które bywają niezbędne podczas kontaktu z wewnętrznym i zewnętrznym klientem urzędu / instytucji.
Uczestnicy poprzez udział w szkoleniu poznają użyteczne formy komunikacji pisemnej i zaadaptują do własnych potrzeb zasady poprawnego posługiwania się polszczyzną oraz kulturą słowa.
W trakcie warsztatów szczególny nacisk będzie położony na analizę błędów popełnianych w komunikacji tekstowej, co pozwoli Uczestnikom na autorefleksję i wyłuskanie tych obszarów, które powinny być przedmiotem dalszego doskonalenia.
Korzyści dla Uczestników zajęć:
- Poznają zasady redagowania oraz komponowania wypowiedzi pisemnych (w tym: różnicowania wypowiedzi ze względu na cel, formę i temat);
- Rozwiną umiejętność w zakresie profesjonalnego posługiwania się pisemną formą wypowiedzi w komunikacji z klientem wewnętrznym i zewnętrznym;
- Wezmą udział w treningu prawidłowego konstruowania różnego typu pisemnych wypowiedzi, z uwzględnieniem zasad poprawnego posługiwania się polszczyzną i kulturą słowa;
- Doskonalić będą umiejętność adekwatnego doboru słownictwa i formy wypowiedzi pisemnej w celu podniesienia skuteczności w zakresie perswazji i wywierania wpływu na odbiorcę;
- Będą przygotowane do wprowadzenia zmian i będą wiedziały jak wdrożyć do swojej pracy zawodowej nabytą wiedzę i umiejętności.
Odbiorcy zajęć:
- Szerokie grono osób realizujących w urzędzie zadania wymagające komunikacji pisemnej z klientem zewnętrznym i/lub wewnętrznym
Program szkolenia
1. Rozpoczęcie warsztatów
- Przedstawienie się trenera i Uczestników
- Ćwiczenia integrujące i budujące dobrą współpracę
2. Znaczenie oraz rola komunikacji pisemnej w procesie komunikacji urzędu z klientem wewnętrznym i zewnętrznym
- Podobieństwa i różnice między komunikacją pisemną i bezpośrednią
- Najczęściej wykorzystywane formy komunikacji pisemnej
- Współczesne standardy w zakresie urzędowej komunikacji pisemnej z klientami, dobre wzorce i przykłady praktyk
- Błędy, których należy się wystrzegać w komunikacji tekstowej
3. Kluczowe zasady komunikacji pisemnej
- Dopasowanie tekstu do sytuacji i profilu odbiorcy (kim jest odbiorca, co powinien wiedzieć)
- Dbałość o strukturę pisma (zaczynanie od spraw najistotniejszych, uzupełnianie ich o szczegóły i kontekst)
- Ekonomia słowa, czyli maksimum informacji i minimum treści
- Dbałość o czystość językową wypowiedzi:
- zasady poprawnej polszczyzny
- zróżnicowane słownictwo
- krótkie i zrozumiałe zdania
- umiejętne posługiwania się synonimami w celu upraszczania wypowiedzi
- Umiejętność selektywnego doboru treści (pisanie tylko o tym, czego odbiorca jeszcze nie wie)
4. Właściwe kształtowanie formy wypowiedzi pisemnej
- Pisma rutynowe, pisma nietypowe – tworzenie notatek oraz planów pism
- Opracowanie graficzne tekstu:
- zasady
- dobre wzorce
- przykłady do zastosowania
- Dozwolone zwroty grzecznościowe, pozdrowienia i podpis
5. Komunikacja pisemna jako część polityki wizerunkowej urzędu / instytucji
- Elementy perswazji i wywierania wpływu poprzez komunikat tekstowy
- Redagowanie informacji
- Sposoby wyrażania emocji w tekście
- Zasady savoir vivre w komunikacji pisemnej
- Etykieta grzecznościowa w sieci
6. Podsumowanie i zakończenie zajęć
- Runda podsumowująca warsztaty i wyciągnięcie indywidualnych wniosków
- Rozdanie imiennych certyfikatów
- Konsultacje i profilowane porady trenera
Metody
Podczas szkolenia stosowane są metody aktywizujące i wpływające na efektywność kształtowania kompetencji pracowników, zajmujących różne stanowiska w urzędzie. Podczas warsztatów trener odwołuje się do już posiadanej wiedzy i umiejętności Uczestników, co zwiększa skuteczność szkolenia. 80% czasu będą wypełniały warsztaty, a więc ćwiczenia praktyczne, zaś pozostałe 20% – mini wykłady, wprowadzające Uczestników w tematykę zagadnień, potrzebnych do podejmowania dalszych działań. Prezentacje, analiza przypadków – ćwiczenia realizowane są w grupach, umożliwią Uczestnikom wymianę poglądów i dostrzeżenie wartości płynącej z umiejętności dzielenia się swoim doświadczeniem zawodowym.
Sprawdzone metody pracy warsztatowej:
- Prezentacje
- Ćwiczenia indywidualne i zespołowe
- Praca na przykładach z wypracowaniem strategii działania (case study)
- Kreatywne podejście do rozwiązywania trudnych sytuacji (burza mózgów)
- Dyskusje moderowane przez trenera – wymiana doświadczeń i poglądów
Na podstawie samooceny Uczestnicy będą posiadać wyznaczone kierunki pracy i doskonalenia umiejętności w obszarze komunikacji pisemnej. Analiza przypadków pozwoli na natychmiastowe sięgnięcie do nabytej wiedzy, co w rezultacie prowadzi do utrwalenia wiadomości.
Prowadzący
- Trener SYNTEZA [Szkolenia-Konsulting] z doświadczeniem; specjalista w zakresie komunikacji pisemnej z klientem wewnętrznym i zewnętrznym. Absolwentka podyplomowych studiów z zakresu PR.
Referencje m.in: Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa; Agencja Rezerw Materiałowych; Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urzędy Marszałkowskie i Wojewódzkie.
Uczestnicy otrzymują
- materiały szkoleniowe
- konsultacje indywidualne
- możliwość kontaktu z prowadzącymi (zadawania pytań) również po zajęciach (e-mail)
- imienne certyfikaty potwierdzające uczestnictwo w szkoleniu
Tylko u nas
Płatność za szkolenie -14 dni po zajęciach [bez potrzeby dokonywania przedpłaty]
Informacje i rezerwacja terminów: 32 2816231 – zapraszamy
Termin, miejsce, koszt
Zainteresowanym proponujemy realizację tego szkolenia w wersji “zamkniętej”:
- Koszt przeprowadzenia zajęć dla grupy wynosi od 2.100 zł [netto] za 1 dzień.
- Zajęcia zrealizujemy dla Państwa w dowolnym miejscu, np. w Państwa siedzibie
- Nasz trener przyjeżdża do Państwa – nie ma więc potrzeby ponoszenia kosztów związanych z wyjazdem pracowników na szkolenie.
- Więcej informacji: prosimy o kontakt 32 2816231 lub szkolenia@synteza.pl
WAŻNE [dla urzędów i instytucji]
Usługi szkoleniowe stosownie do aktualnie obowiązujących przepisów, objęte są podstawową [23%] stawką podatku VAT, zgodnie z ustawą z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54 z 2004 roku, poz. 535 z późniejszymi zmianami).
Jeśli Zgłaszający / Zamawiający złoży pisemne oświadczenie, że przedmiot umowy ma charakter usługi kształcenia zawodowego /przekwalifikowania zawodowego i jest finansowany ze środków publicznych:
- w całości zgodnie z treścią art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późniejszymi zmianami)
lub
- w co najmniej 70% zgodnie z treścią § 13 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2011 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 73, poz. 392),
wówczas usługa podlega zwolnieniu z VAT [netto=brutto]
Wzór oświadczenia do pobrania ==>> w formacie PDF
