Obieg i archiwizacja dokumentów papierowych i elektronicznych w systemie tradycyjnym

Kod: AR – 1116/2

Cele szkolenia:

• Szkolenie ma na celu doskonalenie umiejętności związanych z wykonywaniem prac kancelaryjnych, właściwego postępowania z korespondencją, organizowania i nadzorowania obiegu dokumentów wewnątrz firm i urzędów, a także archiwizacją dokumentacji, profesjonalnym przechowywaniem dokumentacji oraz zaznajomienie ze znowelizowanym prawem archiwalnym.
• Podczas zajęć uczestnicy zapoznają się ze wszystkimi zasadami i procedurami postępowania z aktami i dokumentami w firmie i urzędzie według aktualnych przepisów prawnych.

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie

1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
3. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
4. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.

II. Rodzaje współczesnej dokumentacji

1. Dokument papierowy a dokument elektroniczny
2. Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
3. Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw
4. Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu
   a) przesyłki przekazane pocztą elektroniczną
   b) przesyłki na nośniku papierowym
   c) przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych
   d) przesyłki przekazane w systemach teleinformatycznych

III. Obieg dokumentacji w podmiocie

1. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
2. System kancelaryjny
3. Znak sprawy
4. Akta spraw (tradycyjne i elektroniczne)
5. Teczka rzeczowa i podteczka
6. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
7. Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentów

IV. Archiwizacja dokumentów

1. Przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych
2. Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego
   a) uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji
   b) opisanie jednostek archiwalnych
   c) sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji
3. Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)
4. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych

V. Funkcjonowanie archiwum zakładowego

1. Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
2. Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
3. Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
4. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
5. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
6. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
7. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania
8. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
9. Sprawozdawczość archiwum zakładowego
10. Regulacje dotyczące zakresu kontroli przeprowadzanych przez archiwa państwowe i NDAP

VI. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji/likwidacji podmiotu lub jego komórek organizacyjnych
VII. Dyskusja

Roman STEMPEL – dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m .in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Zespołem Ognisk Wychowawczych w Warszawie czy Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Przez ponad 3 lata kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją papierową i elektroniczną. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.

Zainteresowanym firmom i instytucjom, proponujemy realizację tego szkolenia w wersji “zamkniętej”.

• Nasz trener przyjeżdża do Państwa – nie ma więc potrzeby ponoszenia kosztów związanych z wyjazdem pracowników na szkolenie.
  
• Więcej informacji: prosimy o kontakt 32 2816231 lub szkolenia@synteza.pl

Usługi szkoleniowe stosownie do aktualnie obowiązujących przepisów, objęte są podstawową [23%] stawką podatku VAT, zgodnie z ustawą z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług  (Dz.U. nr 54 z 2004 roku, poz. 535 z późniejszymi zmianami).
Jeśli Zamawiający złoży pisemne oświadczenie, że przedmiot umowy ma charakter usługi kształcenia zawodowego /przekwalifikowania zawodowego i jest finansowany ze środków publicznych:

• w całości zgodnie z treścią art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późniejszymi zmianami)
  

lub

• w co najmniej 70% zgodnie z treścią § 13 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2011 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 73, poz. 392),
  

wówczas usługa podlega zwolnieniu z VAT [netto=brutto]

Wzór oświadczenia do pobrania ==>> w formacie PDF