Kod: AR – 1116/3
Cel szkolenia:
- Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, archiwizacją dokumentów, instrukcją kancelaryjną.
Odbiorcy:
- Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.
- Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
II. Rodzaje współczesnej dokumentacji
- Dokument elektroniczny
- Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
- Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw
- Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu
- przesyłki przekazane pocztą elektroniczną
- przesyłki na nośniku papierowym
- przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych
- przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP
III. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
- Pojęcia i ważne terminy
- Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
- Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD
- Interoperacyjność znaku sprawy
- Akta sprawy w EZD
- Metryka sprawy w EZD
IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
Zadania punktów kancelaryjnych
- otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
- rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
- Odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
- wprowadzanie metadanych
- tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
- prowadzenie składu informatycznych nośników danych
- wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
- przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
- wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
Zadania kierowników komórek organizacyjnych
- dekretacja pisma – wyjątki
- dekretacja zastępcza
- akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
- podpisanie pisma podpisem elektronicznym
- podpisanie pisma podpisem odręcznym
Zadania prowadzących sprawy
- zakładanie spraw
- uzupełnianie metadanych
- prowadzenie kompletnych akt sprawy
- prowadzenie metryk spraw
- sporządzanie projektów pism
- dokonywanie akceptacji
V. Korespondencja wewnętrzna w EZD
- udostępnianie pism
- przekazywanie pism
VI. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD
VII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD
- Organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt)
- Lokal archiwum zakładowego (składnicy akt)
- Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt)
- Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
- Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
- Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (składnicy akt)
- Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego (składnicy akt)
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
- Sprawozdawczość archiwum zakładowego
Roman STEMPEL – dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m .in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Zespołem Ognisk Wychowawczych w Warszawie czy Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Przez ponad 3 lata kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją papierową i elektroniczną. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.
Zainteresowanym firmom i instytucjom, proponujemy realizację tego szkolenia w wersji “zamkniętej”.
- Nasz trener przyjeżdża do Państwa – nie ma więc potrzeby ponoszenia kosztów związanych z wyjazdem pracowników na szkolenie.
- Więcej informacji: prosimy o kontakt 32 2816231 lub szkolenia@synteza.pl
Usługi szkoleniowe stosownie do aktualnie obowiązujących przepisów, objęte są podstawową [23%] stawką podatku VAT, zgodnie z ustawą z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54 z 2004 roku, poz. 535 z późniejszymi zmianami).
Jeśli Zamawiający złoży pisemne oświadczenie, że przedmiot umowy ma charakter usługi kształcenia zawodowego /przekwalifikowania zawodowego i jest finansowany ze środków publicznych:
- w całości zgodnie z treścią art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późniejszymi zmianami)
lub
- w co najmniej 70% zgodnie z treścią § 13 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2011 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 73, poz. 392),
wówczas usługa podlega zwolnieniu z VAT [netto=brutto]
Wzór oświadczenia do pobrania ==>> w formacie PDF
